Административный отдел
Утверждено
приказом Управления сельского
хозяйства Акмолинской области
от 2017 года
№______________
П О Л О Ж Е Н И Е
об административном отделе ГУ «Управление сельского хозяйства
Акмолинской области»
1. Общие положения
1. Административный отдел Управления сельского хозяйства Акмолинской области (далее – Отдел) является структурным подразделением ГУ «Управление сельского хозяйства Акмолинской области» (далее – Управление).
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
3. Структура, штатная численность Отдела утверждается руководителем Управления в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела
Основной целью деятельности Отдела является организация деятельности Управления по вопросам документирования и управления документацией, делопроизводства, ведомственного архива, расширения сферы употребления государственного языка.
Исходя из этой цели отдел решает следующие задачи и функции :
Задача: Обеспечение соблюдения требований к созданию и организации работы с документами.
Функции:
1) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
2) контроль за исполнением документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3) организация процессов документирования и управления документацией по рассмотрению обращений физических и юридических лиц;
4) контроль за ведением делопроизводства в отделах управления.
6. Задача: Расширение сферы употребления государственного языка в делопроизводстве, повышение уровня владения государственным языком работниками управления.
Функции:
1) обеспечение ведения делопроизводства и подготовки официальных документов на государственном языке;
2) мониторинг исполнения документов на государственном языке по отделам и исполнителям и представление на рассмотрение руководству управления и руководителям отделов;
3) планирование, учет и отчетность по вопросам обучения работников управления государственному языку.
7.Задача: Обеспечение учета, сохранности и повышения эффективности использования документов, хранящихся в ведомственном архиве.
Функции:
1) организация работы архива в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы;
2) организация работы комиссии по экспертизе ценности документальных материалов управления;
3) мониторинг соблюдения требований по оформлению и формированию дел в отделах управления, подлежащих сдаче в ведомственный архив.
8. Для реализации задач и осуществления своих функций Отдел имеет право:
осуществлять контроль и принимать меры по сокращению избыточной документации в отделах Управления;
осуществлять контроль за выполнением руководителями отделов и специалистами Управления установленных правил работы с документами;
запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы Отдела;
проводить проверку организации документирования и работы с документами в отделах и доводить итоги проверок до руководства Управления и руководителей отделов для принятия соответствующих мер;
возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
в пределах своей компетенции визировать и подписывать документы, представляемые на подпись руководителю управления;
9. При реализации задач и осуществлении своих функций Отдел несет ответственность и обязан обеспечить:
установленный порядок работы с документами в Управлении;
соблюдение требований законодательства Республики Казахстан по вопросам деятельности Управления в областях в соответствии с возложенными на Отдел задачами и функциями;
выполнение указаний и поручений руководства Управления.
Организация деятельности Отдела
Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Отдел возглавляет руководитель Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя Управления.
Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
Руководитель Отдела определяет обязанности и разрабатывает должностные инструкции работников Отдела.
В период отсутствия руководителя Отдела общее руководство деятельностью Отдела возлагается на лицо, заменяющее его согласно приказа по управлению.
Документы, подготовленные работниками Отдела на подпись руководителю управления, визируются руководителем Отдела или лицом, его заменяющим.
Документы, направляемые от имени Отдела в другие Отделы по вопросам, входящим в их компетенцию, подписываются руководителем Отдела или лицом, его заменяющим.
Руководитель
административного отдела В. Тюрин
